La fattura elettronica è entrata in vigore inizialmente in Italia dal 2015 come documento obbligatorio per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Dal 2017 il Sistema di Interscambio è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) che verso i consumatori finali.

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici. Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale.

La procedura per fatturare è sempre la medesima: redigi la fattura e poi, anzichè stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML in standard FatturaPA.

Una volta che hai prodotto il tuo file XML sarà necessario firmarlo digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarlo tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.

La scelta più semplice è affidare questo processo a un servizio tutto-incluso affiancato a un gestionale di fatturazione semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di: applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura; inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie; effettuare la conservazione sostitutiva del documento elettronico per 10 anni.

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve. La conservazione è necessaria ai fini Civilistici e Fiscali: la Legge di Bilancio 2018 stabilisce che l’invio attraverso il Sistema di Interscambio adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali.

Questo pone le imprese e le partite IVA davanti alla necessità di adempiere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione: anche in questo caso un servizio tutto-incluso per la fatturazione elettronica affiancato a un gestionale, è la soluzione migliore in quanto delega tutto il processo dalla firma ed invio tramite SdI fino alla conservazione sostitutiva ai fini civilistici e fiscali, e quindi l’adozione di un software di fatturazione ti semplifica la vita in molti modi.

Gestire quasi senza sforzi la fatturazione elettronica è solo uno di molti vantaggi, in quanto

la gestione amministrativa e contabile è spesso una vera e propria voragine di tempo e denaro per le piccole imprese. L’uso di un gestionale permette di risparmiare molti soldi e tempo, automatizzando l’attività di riconciliazione di crediti, solleciti, pagamenti e fatture e l’attività di ricerca e la compilazione di documenti come calcoli di imposte e arrotondamenti a norma di legge e ricordando ogni scadenza in modo automatico grazie allo scadenzario che si auto-compila e la facilità con cui puoi aggiungere i tuoi promemoria.

Inoltre il costo di gestione di errori e correzioni di fatture, ddt e simili è solitamente sottostimato se non addirittura ignorato: una fattura errata nel migliore dei casi può farti perdere 20-30 minuti, ma nel peggiore può farti perdere 5-6 ore di lavoro e costarti una salata sanzione da parte dell’amministrazione finanziaria. Usare un gestionale riduce nettamente la possibilità di commettere errori e abbatte tempi e costi amministrativi, oltre a premettere di applicare le scelte finanziarie più efficaci, consentendo l’accesso e l’analisi di enormi quantità di dati in modo rapido e preciso.

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